О проекте

Команда fuse8

Технический директор
Андрей Степанов

Руководитель проекта
Вениамин Мустафин

Бизнес-аналитик
Юрий Торопчин

Команда Emex DWC

Менеджер продукта
Александр Крашенин

Руководитель проекта
Кузнецов Юрий

Технический директор
Дмитрий Шнипов

Архитектор и разработчик
Евгений Рикунов

Предыстория

Раньше мы уже встречались с компанией Emex. В 2020 году мы вместе поработали над проектом для команды HWC. Спустя год, когда у Emex возникла потребность в обновлении внутренней системы для поставщиков на зарубежном рынке, они вновь обратились к нам.

Что такое Seller Drive

Seller Drive — это внутренняя система Emex DWC для работы с поставщиками. Если кратко, взаимодействие между поставщиками, менеджерами Emex DWC и конечными клиентами, заказывающими запчасти, устроено так:

1. поставщики регистрируются в Seller Drive и загружают туда прайс-листы со своими товарами → 
2. эти товары попадают в каталог интернет-магазина Emex DWC →
3. покупатель выбирает нужный товар по подходящей цене в интернет-магазине и оформляет заказ →
4. этот заказ появляется в системе Seller Drive у поставщика →
5. поставщик обрабатывает заказ и отгружает товар покупателю.

В этой схеме Emex, как посредник/менеджер, помогает состояться сделке между покупателем и поставщиком и, если на каком-то из этапов что-то идёт не так, вникает в ситуацию и помогает разрешить проблему.

Что не так с Seller Drive

В 2021 году системе для поставщиков исполнилось 10 лет. И последние 7 из них она никак не менялась и не развивалась. Seller Drive попросту устарела — с точки зрения бизнес-процессов компании, архитектуры и технологий.

Основная проблема Seller Drive — это большие трудозатраты на её использование. Из-за того, что она не соответствовала бизнес-процессам Emex, многое в ней приходилось делать/решать/исправлять вручную вне системы. Например, если поставщики совершали какую-либо ошибку при загрузке списка товаров, при обработке заказов или работе с претензиями покупателей, справиться самостоятельно с ней они не могли. Приходилось подключаться специалистам со стороны Emex.

Ещё одна проблема, от которой нам предстояло избавиться в ходе проекта — это обилие технологий в портфеле Emex. Часть внутренних сервисов компании был написаны на разных стеках. И потому развивать и поддерживать их было сложно и дорого — приходилось подключать разные команды на разные проекты. Начиная с новой версии Seller Drive компания хотела прийти к унификации всех своих сервисов и продуктов — сделать так, чтобы обслуживать и развивать их могла одна внутренняя команда.

Цели и задачи

Итак, мы должны были спроектировать новую версию Seller Drive — современную, масштабируемую и соответствующую всем ныне существующим бизнес-процессам Emex.

Основные цели на проекте:

1. снизить затраты на пользование системой: фактически, уменьшить количество вмешательств со стороны менеджеров Emex в процесс работы поставщиков с системой;
2. снизить затраты на IT: мы должны были подобрать такие технологический стек и архитектуру, которые позволили бы разработчикам Emex самостоятельно поддерживать и развивать систему, а возможно даже использовать её как основу для разработки аналогичных продуктов.

Еще один важный момент: новая Seller Drive должна будет создаваться на фундаменте уже существующей. Вариант «всё снести и сделать заново» не рассматривался — это было бы дорого, долго и нерационально. Нам предстояло сохранить удачные решения и улучшить их, а также найти всё неудачное/устаревшее и отказаться от этого в новой версии Seller Drive.

Чтобы добиться всего этого, мы должны были:

• собрать максимум информации об уже существующей версии Seller Drive;
• провести анализ и зафиксировать все актуальные бизнес-процессы Emex, затрагивающие систему Seller Drive и работающих с ней людей — поставщиков и менеджеров;
• прояснить и описать сценарии, по которым должна будет работать новая версия Seller Drive; 
• найти в российских системах Emex решения, которые можно переиспользовать в новой Seller Drive;
• провести технический аудит, сформировать архитектуру новой системы и подобрать технологии;
• прояснить, какой у нас в итоге должен получиться MVP новой версии Seller Drive и создать план его разработки. 

Процесс

Проектирование новой системы для поставщиков Seller Drive заняло у нас пять недель. И это — с учетом всех встреч с командой заказчика, которая охотно делилась своими знаниями о старой версии Seller Drive и рабочих процессах в компании.

Ну а начали мы, как и всегда, со сбора информации, уточнения всех требований и определения границ проекта.

1 неделя

Составляем Impact Mapping

Первое, что мы сделали, это уточнили и подтвердили цели проекта и обозначили его границы. В этом нам помог Impact Mapping.

Impact Mapping — это ментальная карта, которая определяет цели проекта и влияния, которые должны помочь достичь этих целей. Подробнее о том, как составить такую карту, читайте в нашей статье «Impact Mapping: как на старте повысить шансы проекта на успех».

Общей целью проекта в Impact Mapping мы обозначили снижение затрат на пользование новой версией системы. Напомним, по требованиям от заказчика она должна стать современной, соответствующей всем действующим бизнес-процессам компании.

Действующими лицами, оказывающими влияние на достижение нашей цели, стали поставщики, которые размещаются в Seller Drive, а также менеджеры бэк-офиса Emex DWC — те самые сотрудники, которые решают все возникающие в Seller Drive проблемы.

Затем мы расписали, как наши действующие лица могут способствовать достижению поставленной нами цели, и что мы можем сделать, чтобы помочь им. Это и помогло нам определить границы проекта.

Обсуждаем бизнес-процессы Seller Drive и Emex

Дальше были созвоны с заказчиком. Представители Emex подробно рассказывали, как устроен их бизнес — на Среднем Востоке и в России. Мы обсуждали, какие рабочие процессы и инструменты у них есть, чего в этих процессах и инструментах не хватает. Задавали много вопросов о том, как работают Seller Drive и аналогичная система для поставщиков на российском рынке.

Изучаем текущую систему Seller Drive и Emex RU

Затем клиент дал нам доступ к действующей системе Seller Drive и познакомил с хранителем знаний о ней — разработчиком и проектировщиком Евгением.

Евгений помог нам досконально изучить Seller Drive — вместе мы буквально разложили систему по кирпичикам-разделам и начали фиксировать проблемы, которые возникали у поставщиков и менеджеров Emex DWC в процессе её использования.

Всё, что нам удалось обнаружить, фиксировали в специальной таблице — у кого возникает проблема, в какой момент, в каком разделе и чем будет ценно устранение этой проблемы:

Дополнительно мы сразу же накидывали и векторы улучшения или способы избавления от найденных проблем.

Этот документ стал нашим первым сборником гипотез — что мы можем изменить/добавить/сделать, чтобы новая версия Seller Drive работала лучше.

2-3 неделя

Описываем компоненты новой версии Seller Drive

Это был один из самых интенсивных спринтов проекта, на котором мы методом прогрессивного джипега создавали подробное описание новой версии Seller Drive.

Мы шли от общего к частному и проводили по два созвона в неделю с клиентом. На первый мы приходили с нашим видением определённых модулей новой Seller Drive — верхнеуровневым, без лишней детализации. Затем вместе с клиентом мы обсуждали всё это, проясняли появившиеся вопросы, испытывали заложенные нами сценарии на прочность реальными бизнес-процессами Emex DWC, а после уходили работать дальше.

Ко второму созвону мы погружались в процессы и сценарии глубже — детализировали и досконально описывали логику работы каждого из модулей с учётом всех возможных сценариев и задействованных действующих лиц.

Так постепенно в течение двух недель мы описали, а затем детализировали с учётом фидбека заказчика все модули и компоненты новой версии системы.

Визуализируем интерфейс новой версии Seller Drive

На третьей неделе проекта к нам пришло понимание, что описывать интерфейс исключительно в формате текста, без какой-либо визуализации, очень непросто. Равно, как и презентовать его заказчику. В итоге мы начали создавать первые прототипы Seller Drive. А чтобы не погрузиться в излишнюю детализацию и дизайн, в качестве инструмента выбрали Google-таблицы.

Это оказалось решением на миллион! Табличные прототипы справлялись с поставленной задачей на все 100% — теперь мы не просто представляли интерфейс в голове, а реально видели его  своими глазами. И при этом на создание прототипов уходило минимум времени.

Дизайнер, который позже присоединился к проекту, был рад узнать о существовании прототипов. Конечно, это были скорее верхнеуровневые черновики, которые в итоге довольно сильно трансформировались. Но даже в таком виде они принесли ему немало пользы: как минимум, было от чего отталкиваться при оценке проекта.

4 неделя

Финализируем описание новой версии Seller Drive

На четвёртой неделе мы завершили описывать новую версию системы Seller Drive. Мы убедились, что зафиксировали в нём абсолютно все внутренние процессы и закрыли все оставшиеся вопросы.

На этом этапе финальная версия описания Seller Drive включала в себя:

• общее описание системы;
• глоссарий, который помогает ориентироваться в документе и знакомит с внутренней терминологией проекта;
• общие требования к системе;
• подробные описания каждого конкретного процесса внутри Seller Drive (от входа и регистрации до изменения оферты поставщиков и работы с заказами);
• список возможных проблем/сложностей, которые могут возникать у пользователей системы, и сценарии/варианты их решений.

Подбираем технологии, формируем архитектуру

Затем у нас были созвоны с ведущим разработчиком из команды заказчика. Вместе мы обсуждали архитектуру новой версии Seller Drive и формировали стек. Важно было подобрать те решения и технологии, которые совпадали бы с другими продуктами Emex, чтобы после запуска внутренняя команда разработки клиента могла работать с Seller Drive и дальше — поддерживать и развивать систему.

С учётом всех пожеланий наших коллег-разработчиков из Emex, мы сформировали архитектуру новой Seller Drive и подробно прописали стек для бэкенд- и фронтенд-частей проекта. А также зафиксировали, какие библиотеки можно использовать для упрощения разработки фронтенда и предложили конкретное решение по хостингу.

Дополнительно мы просчитали нормы производительности Seller Drive, а именно — показатели нагрузки и количества данных, с которыми новая версия системы должна работать без ухудшения производительности:

5 неделя

Выделяем функциональность для MVP

В конце проекта мы вновь вернулись к нашей карте влияний. Вместе с клиентом мы прошлись по всем фичам, которые зафиксировали в ней ещё на первой неделе, и расставили приоритеты. Фактически — решили, что у нас будет реализовано уже в первой версии системы, а что останется на следующие итерации.

Всё это было сделано ради оптимизации трудозатрат и скорости разработки без потери полезного действия MVP. Проще говоря — помогло нам понять, как за минимальное количество времени сделать и запустить в работу максимально полезную новую версию Seller Drive.

Оцениваем разработку новой версии Seller Drive и определяем метрики успеха

Затем мы оценили, сколько по времени займёт разработка MVP Seller Drive — с учётом наших архитектурных решений, выбранного технологического стека и всей заложенной в MVP функциональности. А также прописали метрики, по которым заказчик мог бы оценить эффективность новой Seller Drive после запуска:

Фактически, это список показателей, которые клиент будет отслеживать, чтобы понять, успешна ли новая система, удобна ли она для поставщиков и менеджеров.

Результат

Результатом нашей работы стал чёткий план по разработке новой версии системы для поставщиков Emex DWC — Seller Drive. В него вошли:

Подробное описание всей системы — со сценариями, разделами, процессами и метриками для определения её эффективности.

Первые прототипы экранов системы, которые дизайнеру остается только преобразовать в макеты с учётом дизайн-кода и стайл-гайда Emex.

Сформированная архитектура и согласованный технологический стек с учётом всех пожеланий команды разработки заказчика

Оценки на разработку MVP Seller Drive с учётом всего вышеперечисленного.

Что дальше

В мае 2022 года Emex запустили новую версию Seller Drive, созданную по нашим планам и оценкам. Она уже используется поставщиками в странах Среднего Востока. На проекте работали бэкенд-разработчики из Emex и наши ребята-фронтендеры.

В планах — продолжать совершенствовать и улучшать систему Seller Drive, масштабировать её и активно использовать для развития бизнеса Emex.

Работая в команде с fuse8 мы смогли, наконец, понять и зафиксировать, какой должна быть новая Seller Drive, как мы можем её улучшить и сократить при этом затраты на пользование системой и её дальнейшее развитие. А ещё у нас появился конкретный план разработки новой Seller Drive, который мы быстро воплотили в жизнь — система уже работает, мы перевели на неё часть поставщиков. Что касаемо работы с командой fuse8, то и тут опыт мы получили очень позитивный. Все ребята самостоятельные, быстро вникают в процессы, умеют слушать и слышать. Соблюдают наши внутренние требования к работе. Отдельно хочу выделить аналитика проекта Юрия. Он отлично собирал информацию, правильно её интерпретировал и постоянно сверялся с нами — точно ли всё так, как он понял. У нас когда в штат приходит новый сотрудник, ему на знакомство с Seller Drive требуется месяца два. А тут Юрий, как человек со стороны, за 5 недель во всё вник, описал и спроектировал что-то новое, более совершенное. Единственное, что хотелось бы поменять, это, пожалуй, формат встреч. Иногда казалось, что мы их немного перегрузили — слишком много людей участвовали и озвучивали свои пожелания и требования. Это приводило к тому, что иногда часть информации терялась. Думаю, тут помогла бы более жесткая модерация встреч или их разделение на бизнесовые и технические.